Week 37 – Incura v 4.168.0

Deze week worden er opnieuw wijzigingen doorgevoerd in Incura, dit betreft alle disciplines. Naast algemene verbeteringen om de snelheid en stabiliteit van Incura te verbeteren, en om de continuïteit nu en in de toekomst te verzekeren, biedt de nieuwe versie ook nog de onderstaande toevoegingen:

• Veilig bestanden en correspondentie delen (alle disciplines)
• Tekstopmaak in behandeljournaals (Logopedie)
• Nieuw veld voor ergotherapeutische diagnose (Ergotherapie)

ALLE DISCIPLINES

Veilig bestanden en correspondentie delen (Berichtenbox)

Misschien ben je al bekend met het gebruik van de Incura Berichtenbox bij het verzenden van (restitutie-)nota’s aan patiënten. In deze versie is de mogelijkheid toegevoegd om ook correspondentie en dossierbijlages via de Berichtenbox met je patiënten te delen. Je vindt deze optie onder de nodes Correspondentie en Bestanden binnen de episodes.

Hoe werkt de Berichtenbox?

Het delen van een bestand via de Berichtenbox verloopt via beveiligde e-mail. Er wordt een e-mail gestuurd aan het adres dat je voor de betreffende patiënt hebt geregistreerd. Je patiënt ontvangt een e-mail met de mogelijkheid een verificatiecode op te vragen. Die code wordt vervolgens ook per e-mail toegestuurd. Na invoeren van de verificatiecode kan daadwerkelijk het bestand worden gedownload.

Waar vind ik deze functie?

Zoals al aangegeven, is deze mogelijkheid toegevoegd voor zowel Correspondentie als Bestanden. De werkwijze is in beide gevallen:

• Selecteer de regel met het bestand dat je wilt delen
• De functie ‘Delen via Berichtenbox’ wordt nu actief. Klik op deze functie.
• Er wordt nu eerst gevraagd om het e-mailadres te bevestigen.
• Je kunt nu annuleren of verder gaan. Bij vervolg ontvangt de patiënt een link om een verificatiecode op te vragen zoals hierboven beschreven.

TIP! Deze toepassing van de Berichtenbox staat los van het verzenden van ‘papieren’ facturen via de Berichtenbox. Het delen van bestanden is nu voor iedereen beschikbaar. Wil je ook facturen via de Berichtenbox verspreiden? Neem dan contact op met Customer Support.

TIP! Wil je eerst zelf ervaren hoe de Berichtenbox werkt? Als je administratie een testpatiënt bevat, kun je uiteraard eerst een bestand met jezelf delen. Wij beschikken ook over een leaflet dat naar patiënten verspreid kan worden om de werking van de Berichtenbox toe te lichten.

TIP! Bestanden uit Correspondentie worden altijd in PDF-formaat met de patiënt gedeeld, Incura zorgt dat het bestand naar het juiste formaat wordt omgezet.

LOGOPEDIE

Tekstopmaak in behandeljournaals

Wil je in je behandeljournaals gebruik maken van tekstopmaak, om te zorgen dat jij of een collega de informatie in het journaal zo snel en zo goed mogelijk kunnen lezen? Vanaf nu biedt Incura je die mogelijkheid.

Wat is er mogelijk?

Als het gebruik van tekstopmaak is geactiveerd, dan verschijnt boven de tekstvelden in het behandeljournaal een reeks opties om opmaak toe te voegen. Je ziet deze opties zowel in het vrije journaalveld als in de SOEP-velden, uiteraard afhankelijk van welke journaalvelden voor jouw praktijk zijn ingeschakeld.

Hoe kun je dit inschakelen?

Navigeer hiervoor naar je praktijkinstellingen: Dashboard > Instellingen > Praktijkinstellingen > tab ‘Algemeen’ > sectie ‘Dossier’. Kies hier voor de optie ‘Behandeljournaal met opmaak’.

NB: als je deze optie inschakelt, dan blijven je eerdere journaalteksten natuurlijk zichtbaar. Uiteraard is hierin nog geen tekstopmaak aanwezig.

Goed om te weten

• de opmaak verschijnt niet alleen in het scherm van een specifieke journaalregel, maar ook in het overzicht van journaalregels
• heb je de tekstopmaak ingeschakeld maar bevalt het toch niet? Je kunt altijd weer terug naar de werkwijze zonder opmaak door de eerder genoemde praktijkinstelling weer uit te schakelen.
• bij toepassing van tekstopmaak vind je de toegang tot de standaardteksten onder het tekstvak van het journaal
• het is ook mogelijk de journaals, inclusief hun eventuele opmaak, in je correspondentie op te nemen! Al lange tijd zijn de samenvoegvelden <<LaatsteBehandeljournaalTekst>> en <<BehandelJournaalOverzicht>> beschikbaar om journaalinformatie in je correspondentie te plaatsen. Kies de samenvoegvelden met een vergelijkbare naam, maar met de toevoeging ‘MetOpmaak’ om ook de opmaak in je correspondentie te zien.
• De opmaak in de journaals is niet zichtbaar in de Incura Pro app.

ERGOTHERAPIE

Nieuw veld voor therapeutische diagnose

Je hebt het vast al gehoord: per 1 januari 2025 geldt voor de paramedie een nieuwe declaratiestandaard. Deze heeft de naam GDS801 (GDS = Generieke Declaratie Standaard). Incura zorgt ervoor dat je declaratiegegevens de verzekeraars op de juiste manier blijven bereiken: dat is voor ons een grote klus die nu bijna is afgerond. Voor jouw werkwijze betekent deze overstap in principe niets, met één uitzondering: de therapeutische diagnose zal voortaan via een andere codering vastgelegd worden. Incura stelt hiervoor nu al een registratiemogelijkheid beschikbaar, zodat jij je tijdig voor kunt bereiden op 1 januari aanstaande!

Wat gaat er veranderen?

Momenteel zijn de diagnosecodes voor verwijsdiagnoses (medisch) en therapeutische diagnoses (functioneel) gebaseerd op verschillende codelijsten. Beide zijn nodig voor de huidige declaraties, uiteraard afhankelijk van de toeleiding van je patiënt (directe toegang of verwijzing). In de voorbereiding op GDS801, al enkele jaren geleden, is besloten om voor beide diagnoses dezelfde codering te gebruiken. Daarbij is gekozen voor de medische codering, de codering dus die je nu kent van de verwijsdiagnose. Heb je vragen over deze wijziging? Dan kun je deze stellen aan Ergotherapie Nederland.

Hoe zit dat in Incura?

Op de plaats waar je de therapeutische diagnose registreert (het Analyse-formulier, of het Analyse-segment van het Dossierformulier) verschijnt een extra veld. Er zijn daarmee 2 velden voor vastlegging van de therapeutische diagnose. In de veldnaam is aangegeven wanneer het veld relevant is voor declaratie (tot en met het jaar 2024 of vanaf 2025). Zie bijvoorbeeld onderstaand fragment van het Dossierformulier:

Samenvoegvelden (sjabloontype Dossier)

Je hebt nu de mogelijkheid om op een tweede manier de codering van de therapeutische diagnose vast te leggen. Daarbij hebben we ook de bijbehorende samenvoegvelden toegevoegd. Bovendien is ons standaardsjabloon ‘Dossierweergave’ aangevuld met deze samenvoegvelden, zodat deze weer de juiste basis is voor een volledige export van een dossier.

NB: de huidige samenvoegvelden zijn van toepassing op sjablonen van het type ‘Dossier’. Bij de invoering van GDS801 zal Incura ook een nieuw sjabloon van het type ‘Factuur’ bevatten, voor de restitutienota’s zoals die vanaf 2025 ingediend moeten worden. Met de verzekeraars worden nog de laatste verbeteringen voor dit sjabloon besproken.

Goed om te weten ……

Tenslotte is het nog goed om te weten:

• De toelichting ‘t/m 2024’ en ‘v.a. 2025’ legt uit bij welke prestatiedatums het veld nodig is voor een geldige declaratie. Maar verder kun je natuurlijk zelf kiezen welke coderingen je in je dossier registreert: één van beide, of toch beide coderingen naast elkaar.
• Voor behandelepisodes die over de komende jaarwisseling heen lopen, zal sowieso vastlegging van beide codes nodig zijn: de episode bevat dan immers prestaties uit zowel 2024 (oude declaratiestandaard PM304) als 2025 (nieuwe declaratiestandaard GDS801).
• De wijziging betreft uitsluitend de vastlegging van de therapeutische diagnoses, de vastlegging van de verwijsdiagnoses blijft ongewijzigd!