week 1 Incura v 4.800.0

2025 – Releasenotes januari, week 1 Incura v 4.800.0

Alle disciplines

Een nieuwe declaratiestandaard voor de paramedie: GDS801 v2.0

Na een jarenlange voorbereiding is het eindelijk zover: per 1 januari 2025 geldt voor de paramedie een nieuwe declaratiestandaard, onder de naam GDS801 v2.0. GDS staat daarin voor ‘Generieke DeclaratieStandaard’. De naam zegt het al: het doel van veldpartijen is om op termijn zoveel mogelijk zorgsoorten binnen dezelfde declaratiestandaard onder te brengen. Het ontstaan van een generieke standaard maakt het beheer van declaratiestandaarden een heel stuk efficiënter. In de GGZ wordt al sinds 1-1-2022 gebruik gemaakt van de eerste versie van GDS801.

Met de ingangsdatum 1-1-2025 wordt bedoeld: alle zorg die geleverd wordt vanaf deze datum valt onder de nieuwe standaard, voor de zorg in voorgaande jaren blijft de ‘oude’ standaard PM304 gelden. Er zal dus sprake zijn van een overgangstermijn waarin beide standaarden naast elkaar worden gebruikt. Je EPD is daarop voorbereid.

Wat merk ik van deze overgang?

Bijna niets! De facturatiemodule van Incura zal bij elke prestatie de juiste standaard kiezen, de bijbehorende controles op je informatie uitvoeren, en zorgen dat de verzekeraars de vereiste gegevens ontvangen.

Bijna alles gebeurt dus op de achtergrond. De veranderingen die wél nodig zijn door de komst van GDS801 v2.0, of veranderingen die los van de declaratiestandaard óók per 1-1-2025 zullen ingaan, worden hieronder per discipline beschreven.

Communicatie vanuit de beroepsgroepen

Ook vanuit de beroepsgroepen wordt de nodige aandacht besteed aan de komende wijzigingen. Je vindt deze informatie bijvoorbeeld onder de onderstaande links:

Discipline	Organisatie	Link
Fysiotherapie	KNGF	https://www.kngf.nl/vergoedingen/declareren-verandert-per-1-januari-2025/
Oefentherapie	VvOCM	https://vvocm.nl/VvOCM/VvOCM-nieuws/er-is-een-nieuwe-declaratiestandaard-paramedische-zorg-op-komst
Ergotherapie	EN	https://ergotherapie.nl/2024/10/24/declareren-verandert-per-1-januari-2025/
Logopedie	NVLF	https://nvlf.nl/nieuws/declareren-verandert-per-1-januari/

Terminologie van GDS801: zorgtrajectnummer, begindatum zorgtraject en aanspraakstartdatum

Voor GDS801 zijn dit drie kerncomponenten die de declaratie typeren. Een toelichting per veld:

• Zorgtrajectnummer: deze code vormt een uniek kenmerk voor de behandeling. Elke episode in Incura krijgt automatisch zo’n unieke code toegewezen.
• Begindatum zorgtraject: dit is de datum van de eerste prestatie in het zorgtraject. NB: hiervoor geldt de eerste prestatie binnen de episode, deze kan ook vóór 1-1-2025 liggen. Incura bepaalt deze waarde automatisch voor je.
• Aanspraakstartdatum: in specifieke gevallen, waar een enkele vergoeding geldt over meerdere paramedische disciplines heen, kan de aanspraak op vergoeding al starten voordat het zorgtraject in jouw praktijk start. Als dat het geval blijkt te zijn, dan kan deze datum in Incura ingevoerd worden.

De genoemde velden vind je in Incura terug op het scherm met episodegegevens, in de sectie Zorgtraject. Zie hiervoor het onderstaande schermvoorbeeld.

Restitutienota’s: een andere layout

In het GDS801-project is hard gewerkt aan de kwaliteit van de restitutienota’s. Door de inhoud hiervan meer te standaardiseren, wordt een doeltreffender verwerking door de verzekeraars mogelijk en is de kans kleiner dat je patiënt problemen ervaart wanneer die de nota indient.

Vanwege deze wijziging stelt Incura voor elke paramedische discipline een nieuw standaardsjabloon beschikbaar. Ga daarvoor naar Dashboard > Stamgegevens > Correspondentie > Sjablonen. In de sjablonen van het type ‘Factuur’, met eigenaar ‘Standaard’ (dat wil zeggen: door ons gepubliceerd), vind je een sjabloon zoals hieronder aangegeven. Voor elke discipline geldt natuurlijk een juiste naamgeving.

Opmerkingen over de standaardsjablonen:

• Heb je in het verleden een eigen sjabloon gemaakt, bijvoorbeeld om je praktijklogo toe te voegen? Gebruik dan de functie ‘Maak kopie’ om het standaardsjabloon te kopiëren, die kopie kun je vervolgens zelf aanpassen ….
• ….. maar pas op met de hoeveelheid aanpassingen! Zoals gezegd is er veel afstemming geweest met de verzekeraars over de lay-out van de restitutienota’s, teveel wijzigen kan tot problemen leiden wanneer je patiënt zijn nota bij de verzekeraar indient. Het toevoegen van het praktijklogo in het daardoor gereserveerde vak linksboven of het toevoegen van een QR code voor betalingen via Mollie kan echter geen kwaad.

Paramedie

Controleren en/of vergewissen van BSN

Als er een BSN in het dossier is geregistreerd, dan moet deze gecontroleerd zijn met een WID document en WID nummer of het BSN moet vergewist zijn om mee te mogen sturen met de factuur.

Declareren kan alleen met therapeutische diagnose

In de GDS wordt alleen de therapeutische diagnose doorgegeven. Deze is voor de paramedie altijd verplicht. Als bij de start van de behandeling nog geen diagnosecode bekend is, dan kan er nog niet gedeclareerd worden.

Dit wordt tijdens de facturatie getoond als melding:

Een dummy diagnose opnemen en deze later wijzigen zorgt voor problemen: elke wijziging in diagnosecode leidt tot een nieuw zorgtraject.  

Fysiotherapie en Oefentherapie

Lichaamslocaties registreren

Al sinds oktober 2023 (Incura versie 4.158.0) geeft Incura de mogelijkheid om lichaamslocaties te registreren. Met de start van GDS801 v2.0 wordt dit kenmerk ook echt noodzakelijk om een declaratie in te dienen bij de verzekeraars. Bij elke DCSPH-diagnosecode kan aangegeven worden of dit de linker- of rechterkant van het lichaam betreft, of mogelijk beide. Er zijn ook diagnosecodes waarvoor de lichaamslocatie niet van toepassing is. Voor elke (bruikbare) diagnosecode is bekend of hierbij een lichaamslocatie opgegeven moet worden, Incura laat een signalering zien wanneer je deze nog in moet vullen (zie schermvoorbeeld).

Vereenvoudiging aanspraakcodes voor jeugd

Allereerst: wat voorheen ‘indicatiecode’ of ‘CSI-code’ heette, wordt in GDS801 consequent aanspraakcode genoemd. De overeenkomsten in Incura geven als vanouds aan welke prestaties onder welke aanspraakcode worden gedeclareerd. Bij behandelingen voor kinderen is sprake van een vereenvoudiging: de aanspraakcodes 004 t/m 007 vervallen, dit valt voortaan allemaal onder de bestaande aanspraakcode 003. Ook de aanspraakcodes 013 t/m 019 vervallen en zijn vervangen voor de nieuwe aanspraakcode 022. Aanspraakcode 020 en 021 verdwijnen en zullen niet worden vervangen. Incura zal nieuwe overeenkomsten volgens deze nieuwe indeling genereren, zowel bij het aanmaken van een enkele overeenkomst als bij het in bulk genereren van meerdere overeenkomsten (jaarwerk). Als je met terugwerkende kracht een overeenkomst aanmaakt die nog in 2024 geldt, dan wordt nog de oude indeling gevolgd.

‘Brief eerste 20 zittingen’

Patiënten met een erkend chronische aandoening kunnen aanspraak maken op hun basisverzekering vanaf de 21^e zitting. Als de gehele behandeling in Incura is geregistreerd, dan zal Incura ervoor zorgen dat de declaratie goed verloopt. Maar wat als je patiënt eerst bij een andere therapeut in behandeling is geweest? Beschik je dan over de juiste gegevens om te bepalen wanneer de 21^e zitting aan de orde is? Om deze situaties beter te herkennen, en daarmee het declaratieproces zo soepel mogelijk te laten lopen, vraagt het KNGF om een vertrekkende chronische patiënt een opgave van het aantal afgeronde zittingen mee te geven.

Incura ondersteunt dit proces op de volgende manieren:

• In de standaardsjablonen vind je het sjabloon ‘Overzicht eerdere zittingen’. Selecteer deze in de correspondentie voor betreffende patiënt voor verdere invulling.
  Het aantal zittingen onder aanspraakcode 008 en/of 009 dient handmatig te worden ingevuld.
  NB: wil je het verslag voorzien van je eigen praktijklogo? Maak dan een kopie van het standaardsjabloon en pas deze aan.
• Als je binnen Correspondentie een verslag over de eerste 20 zittingen hebt gemaakt, dan kun je deze veilig met de patiënt delen. Selecteer het juiste document en kies voor het icoon met envelop en hangslot rechtsboven (zie schermvoorbeeld). Je document zal nu, in PDF-formaat, in de Incura Berichtenbox beschikbaar gesteld worden aan je patiënt. NB: zie onze releasenotes bij Incura versie 4.168.0 voor meer informatie over de werking van de Berichtenbox!

Ergotherapie

Diagnosecodering aangepast

In de oude declaratiestandaard PM304 werden verwijsdiagnoses en therapeutische diagnoses uit verschillende codelijsten gekozen. De verwijsdiagnoses volgden een medische indeling, de therapeutische diagnose gaf aan welke problemen met functioneren aan de orde zijn. In de voorbereiding naar GDS801 is besloten om een enkele codelijst voor diagnosecodes te gaan hanteren. De keuze is daarbij gevallen op de medische indeling, de indeling dus die altijd al voor de verwijsdiagnose werd gebruikt.

Binnen Incura hebben we ervoor gekozen om beide coderingen te kunnen registreren voor de therapeutische diagnose. De redenen daarvoor zijn:

1. Voor behandelingen die over de jaarwisseling heen lopen, en die dus zowel de oude als de nieuwe declaratiestandaard raken, zijn sowieso beide coderingen nodig
2. Registratie van belemmeringen in het functioneren is een waardevolle toevoeging aan het dossier

Aanvullende opmerkingen:

• Bij de velden voor vastlegging van de therapeutische diagnose wordt aangegeven in welke periode deze diagnose relevant is voor declaratie. Zo kun je ervoor kiezen om alleen de gegevens in te vullen die voor declaratie noodzakelijk zijn, maar als je wilt kun je voor je dossiervorming dus ook beide coderingen parallel registreren.

• De vastlegging van de therapeutische diagnose wordt ook beschreven in onze releasenotes bij Incura v4.168.0.

GGZ

Uit voorzorg worden standaard alle facturen voor zorg geleverd in 2025 geblokkeerd ivm het advies van de LVVP. Het is mogelijk om deze blokkade uit te zetten in de praktijkinstellingen indien u tegen het advies van de LVVP in alsnog wilt gaan facturen.